Tietosuojaseloste

JKOVE Oy (Y-tunnus 3111634-8, Suomi)

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa: hello@flovei.com

JKOVE Oy on tilitietojesi ja palvelun käyttöäsi koskevien tietojen rekisterinpitäjä; nämä tiedot kuvataan tässä selosteessa.

Palvelun käyttö ei edellytä asiakkaidesi tai kontaktiesi henkilötietojen syöttämistä. Asiakkuuksien seuranta perustuu tunnisteeseen, jonka palvelu luo itse; palvelussa ei ole kenttiä asiakkaiden nimille tai yhteystiedoille, ja vapaamuotoisten muistiinpanojen yhteydessä ohjeistetaan olemaan kirjoittamatta henkilötietoja. Muistiinpanojen sisältö on lisäksi salattu päästä päähän siten, ettei JKOVE Oy voi lukea sitä (ks. kohta 11).

Jos syötät palveluun henkilötietoja, jotka koskevat omia asiakkaitasi, potentiaalisia asiakkaitasi tai muita kontaktejasi, JKOVE Oy käsittelee näitä tietoja ainoastaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja yksinomaan palvelun tarjoamiseksi: sinun tai organisaatiosi henkilötietojen käsittelijänä, tai alikäsittelijänä silloin kun käsittelet tietoja toisen rekisterinpitäjän lukuun. Tätä käsittelyä säätelee tietojenkäsittelysopimuksemme. Vastuu käsittelyn lainmukaisuudesta ja siitä, että rekisteröidyille ilmoitetaan käsittelystä, säilyy näiden tietojen rekisterinpitäjällä: sinulla, organisaatiollasi tai sillä rekisterinpitäjällä, jonka lukuun toimit.

• Palvelun tarjoaminen ja ylläpito: tilin luonti, todennus ja käyttämäsi ominaisuudet. Oikeusperuste: sopimus.
• Palveluun liittyvä viestintä: kirjautumiseen ja tiliin liittyvät transaktioviestit. Oikeusperuste: sopimus.
• Tiimikutsut: kutsuviestin toimittaminen tilinhaltijan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Oikeusperuste: oikeutettu etu (tiimien mahdollisuus kutsua jäseniään).
• Tietoturva ja väärinkäytösten esto: tekniset lokit, pyyntöjen rajoitus ja bottisuoja julkisissa lomakkeissa. Oikeusperuste: oikeutettu etu (palvelun tietoturvan ja saatavuuden ylläpito).
• Virhemonitorointi ja palvelun laatu: diagnostiset tapahtumat, kun jokin menee vikaan. Oikeusperuste: oikeutettu etu (virheiden havaitseminen ja korjaaminen).
• Tuoteanalytiikka: palvelun omat käyttötapahtumat (ks. kohta 6). Oikeusperuste: oikeutettu etu (palvelun käytön ymmärtäminen ja kehittäminen). Kolmannen osapuolen analytiikkaa tai mainosteknologiaa ei käytetä.
• Valinnaiset integraatiot, ilmoitukset ja yhteenvetoviestit: käyttöön ottamasi yhteydet (ks. kohta 7), tilaamasi push-ilmoitukset ja säännölliset palvelun yhteenvetosähköpostit, joihin olet antanut suostumuksesi (jokaisessa viestissä on peruutuslinkki). Oikeusperuste: suostumus, jonka voit peruuttaa milloin tahansa.
• Odotuslista: jos jätät sähköpostiosoitteesi verkkosivullamme saadaksesi ilmoituksen palvelusta. Oikeusperuste: suostumus.

Rekisteröitymiseen tarvitsemme sähköpostiosoitteesi ja nimesi; ilman niitä tiliä ei voi luoda. Kaikki muut tiedot annat vapaaehtoisesti.

• Tili- ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, nimi)
• Todennustiedot (salasanat tallennetaan vain yksisuuntaisina tiivisteinä)
• Palveluun syöttämäsi sisältö, joka voi sisältää omien asiakkaidesi ja kontaktiesi henkilötietoja (käsitellään lukuusi; ks. kohta 2)
• Kalenteridata, jos otat käyttöön valinnaisen kalenteriyhteyden: valitsemiesi kalentereiden tapahtumien otsikot, ajat ja kuvaukset (vain luku; jos tapahtumat sisältävät asiakkaidesi tai kontaktiesi henkilötietoja, niitä käsitellään lukuusi; ks. kohta 2)
• Valinnaisten integraatioiden tunnistetiedot (OAuth-tokenit), tallennetaan salattuna
• Push-ilmoitusten tilaustunnisteet, jos otat ilmoitukset käyttöön
• Palvelun omat käyttötapahtumat (ks. kohta 6)
• Tekniset lokitiedot (istuntotiedot, aikaleimat, IP-osoite)

Tiedot saadaan pääsääntöisesti sinulta itseltäsi rekisteröitymisen ja palvelun käytön yhteydessä sekä käyttöön ottamistasi valinnaisista integraatioista. Tiimikutsun yhteydessä sähköpostiosoitteesi saadaan kutsun lähettäneeltä tilinhaltijalta.

Palvelua ei ole tarkoitettu erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artikla), ja käyttöehdot kieltävät tällaisten tietojen syöttämisen.

Käytämme palvelun tuottamiseen seuraavia palveluntarjoajia. Ajantasainen lista, kunkin palveluntarjoajan rooli, sijainti ja siirtomekanismi ylläpidetään osoitteessa flovei.com/subprocessors:

• Supabase: tietokanta ja käyttäjien todennus. Tiedot tallennetaan EU:ssa (AWS eu-north-1, Tukholma).
• Vercel: hosting ja palvelintoiminnot. Palvelintoiminnot ajetaan EU:ssa (Tukholman alue); staattinen sisältö toimitetaan Vercelin globaalin edge-verkon kautta.
• Resend: transaktiosähköpostien (vastaanottajaosoite ja viestin sisältö) toimitus.
• Sentry: virhemonitorointi. Tapahtumatiedot tallennetaan EU:ssa (Frankfurt, Saksa). Määritetty rajoittamaan henkilötietoja diagnostisissa tapahtumissa; käyttäjän syöttämä sisältö peitetään virhetallenteissa.
• Cloudflare Turnstile: bottisuoja julkisissa lomakkeissa (käsittelee teknisiä selainsignaaleja ja IP-osoitetta).

Palveluun syöttämäsi sisältö tallennetaan vain EU:ssa; myös palvelun palvelintoiminnot ja virhemonitoroinnin tiedot sijaitsevat EU:ssa. Henkilötietoja käsitellään Yhdysvalloissa vain liitännäistoiminnoissa (käyttäjille lähetettävien transaktiosähköpostien toimitus ja bottisuoja julkisissa lomakkeissa); mitään palveluun syötettyä sisältöä ei tallenneta EU:n ulkopuolelle.

Jokaisen palveluntarjoajan kanssa on voimassa yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietojenkäsittelysopimus. Siltä osin kuin käsittely tapahtuu EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework) ja/tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (2021/914), kunkin palveluntarjoajan osalta soveltuvin osin.

Henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille, ellei siihen ole lakisääteistä velvoitetta. Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin.

Palvelu tallentaa käyttötapahtumia (kuten mitä palvelun osia käytetään ja milloin) omaan tietokantaansa palvelun ymmärtämiseksi ja kehittämiseksi. Näitä tietoja ei jaeta mainos- tai analytiikkayrityksille, niitä ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin palvelun kehittämiseen ja ylläpitoon, eikä niitä yhdistetä muista lähteistä peräisin oleviin tietoihin. Väliaikainen istuntotunniste säilyy vain sovelluksen muistissa sen ollessa auki; sitä ei tallenneta laitteellesi.

Palvelu tarjoaa valinnaisia yhteyksiä kolmansien osapuolten palveluihin (kuten kalenteripalveluihin ja ammatillisiin verkostoihin). Kukin yhteys muodostetaan vain nimenomaisella valtuutuksellasi (OAuth), pyytää vain tarvittavan vähimmäislaajuuden (kalenteripääsy on vain luku -tyyppinen) ja voidaan peruuttaa milloin tahansa palvelun asetuksista tai kyseiseltä kolmannelta osapuolelta. Tunnistetiedot tallennetaan salattuna. Kolmannen osapuolen palvelun käyttöäsi säätelevät kyseisen palveluntarjoajan omat käyttöehdot ja tietosuojaseloste; tällaiset palveluntarjoajat ovat omien palvelujensa itsenäisiä rekisterinpitäjiä.

• Tili- ja sisältötiedot: säilytetään tilin ollessa aktiivinen. Tilin poistoa voi pyytää milloin tahansa (hello@flovei.com); tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa pyynnöstä, paitsi jos lakisääteinen säilytysvelvoite edellyttää muuta. Varmuuskopiot vanhenevat kiertävästi, viimeistään 90 päivän kuluessa tietojen poistamisesta. Tili voidaan lisäksi sulkea välittömästi, jos oikeutesi käsitellä palveluun tallennettuja tietoja päättyy (esimerkiksi toimeksianto- tai edustussuhteen päättyessä); tämän jälkeen sovelletaan edellä kuvattua 30 päivän poistokäytäntöä.
• Käyttötapahtumat (analytiikka): poistetaan yhdessä tilin kanssa saman 30 päivän säännön mukaisesti.
• Tekniset lokit ja diagnostiset tapahtumat: säilytetään infrastruktuuripalveluntarjoajiemme määrittämän rajoitetun ajan, enintään 12 kuukautta.
• Odotuslista: säilytetään, kunnes ilmoitustarkoitus on täyttynyt tai pyydät osoitteesi poistoa, kumpi tahansa toteutuu ensin.

Sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihisi nähden:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisuun
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa (vaikuttamatta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen)
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

Näiden oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä osoitteeseen hello@flovei.com. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Nämä oikeudet koskevat omia henkilötietojasi. Siltä osin kuin palveluun tallennettu sisältö sisältää organisaatiosi asiakkaiden tai muiden kontaktien henkilötietoja, joita käsitellään sinun, organisaatiosi tai kolmannen osapuolen rekisterinpitäjän lukuun (kohta 2), rekisteröidyn tulee osoittaa pyyntönsä kyseiselle rekisterinpitäjälle; meille toimitetut pyynnöt ohjaamme kyseiselle rekisterinpitäjälle ja avustamme tätä vastaamisessa henkilötietojen käsittelijänä.

Palvelu ei tee automaattisia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Siirrettävät tiedot salataan (HTTPS/TLS) ja tallennetut tiedot salataan infrastruktuuritasolla. Salasanat tallennetaan vain yksisuuntaisina tiivisteinä. Pääsy tietoihin on rajattu rivitason käyttöoikeuksilla: tiedot näkyvät vain sen tilin käyttäjälle, joka on ne syöttänyt, ja siltä osin kuin käyttäjä kuuluu tiimiin, niille tiimirooleille, joille palvelun jakomalli myöntää pääsyn (kuten tiiminvetäjän pääsy oman tiiminsä tietoihin); ei koskaan muille tiimeille. Valinnaisten integraatioiden tunnistetiedot salataan lisäksi sovellustasolla. Palvelussa kirjoittamasi vapaamuotoiset muistiinpanot salataan päästä päähän: salausavain johdetaan laitteellasi salasanastasi, eikä JKOVE Oy voi lukea muistiinpanojen sisältöä. Pääsy tuotantoympäristön tietoihin on rajattu tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti. Palvelun tietokannasta otetaan automaattisesti säännöllisiä varmuuskopioita.

Palvelu käyttää vain evästeitä ja selaintallennustilaa, jotka ovat sen toiminnan kannalta välttämättömiä, kuten istunto- ja kirjautumistilan ylläpitoon. Palvelussa ei käytetä mainonnan tai kolmansien osapuolten seurantaevästeitä, minkä vuoksi palvelu ei näytä evästebanneria.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää ajoittain. Käyttäjille ilmoitetaan merkittävistä muutoksista palvelussa tai sähköpostitse.